Elämme aikoja, joissa todella moni on ”pakotettu” tai päästetty etätöihin omaan kotiin, ja uusi tilanne varmasti aiheuttaa myös uusia haasteita, joihin pitää keksiä uudenlaisia ratkaisuja. Tuttua myös sinulle? Puoliso ja lapset saattavat ärsyttää sinua yhtäkkiä erityisen paljon, mikä on aika ymmärrettää, jos ette ole tottuneet olemaan yhdessä lähes 24/7. Sen lisäksi, että parisuhteet ja hermot saattavat olla kireällä, jokaisen täytyy päivittäin hoitaa sekä lapset että työt ja ruoka perheelle, ja paljon muuta. Tuttu työpaikan ympäristö on vaihtunut kodiksi ja siellä pitääkin pystyä itse tavallaan johtamaan itseään, pääosin ainakin.
Tehtävien hallintaa voi harjoitella ja kehittyä mestariksi
En ole itse vielä ehkä ihan mestari ajanhallinnassa, mutta todella paljon vuosien varrella kehittynyt ja kehittänyt siinä itseäni, koska vallitseva, monille uusi etätyö-asetelma on ollut meille arkea jo yli 10 vuotta. Läsnä työnteossa ovat olleet aina lapset, joka tuo työntekoon haastetta. Jotenkin silti on löytynyt sopiva ”rutiini” ja kaava, miten arkisin saa tehtyä ainakin lähes kaiken tarvittavan eli työt, lasten hoidon, ruoat, ym.!
Kalenterin valinnalla on väliä
Käytäthän sinäkin jotakin kalenteria työssäsi? Jos et, nyt on aika ottaa käyttöön! Muistikirjakin toiminee, mutta kalenteriin saa paremmin järjestykseen asiat, ja suunniteltua aikataulut tarkalleen, ilman suurta vaivaa. Jos sinulla on paljon erilaisia, vaihtuvia tehtäviä, joiden toteutumista tulee itse priorisoida ja seurata – on erittäin tärkeää että asiat on jossain muistissa, muuallakin kuin omassa päässäsi. Kalenterisysteemin valinnalla on väliä, koska samanlaiset tavat pitää asioita muistissa ja mukana eivät sovi kaikille. Se, että väkisin vääntää tehtäviä ylös itselle pämieluisalla tavalla, on huono juttu. Vaihtoehtoja on.
Esimerkiksi, vaikka itse teen kaikki työni tietokoneella, en jostain syystä miellä sähköistä kalenterointia kaikille asioille kätevänä. Yksittäiset muistettavat tehtävät laitan aina ylös paperiseen ”kirja”-kalenteriin, sille päivälle jolloin tehtävän aion tehdä. Tai merkitsen deadlinen oikeaan ajankohtaan. Tämä tapa toimii, koska teen töitä aina yhdessä paikassa, jolloin kalenteria ei tarvitse kantaa mukana. Lisäksi käytössäni on sähköinen kalenteri, joka on liitetty sähköpostiin. Sinne laitan ylös kaikki tärkeimmät menot, kuten työhön liittyvät tapaamiset, palaverit ja perheenjäsenten lääkäriajat, kouluretket ym. Tämä siksi, että näihin tietoihin täytyy toisinaan päästä käsiksi muuallakin kuin kotona.
Sähköinen kalenteri ja tehtävän hallinta -työkalut avuksi
Tiesitkin varmaan jo, että tietokoneelle ja puhelimelle on saatavissa sovelluksia, joihin voi kirjata projekteja ja tehtäviä sekä määrittää aikatauluja niille. Lisäksi yksittäisiin tehtäviin ja projekteihin voi kutsua työkavereita, tai delegoida tehtäviä toisille. Jos tehtävien kirjaaminen ja seuraaminen sähköisesti on itsellesi mukavampi tapa, suosittelen tutustumaan erilaisiin ilmaisiin ja maksullisiin työkaluihin. Näiden työkalujen käyttöönotto on todelle helppoa!
Esimerkkejä tutustumisen arvoisista sovelluksista (molemmissa myös ilmaisversiot) :
Muistiinpanot vähentävät aivojen kuormitusta
Suosittelen kirjaamaan kaikkia asioita ylös kalenteriin, kännykän muistioon, sähköiseen kalenteriin, muistikirjaan – mihin vaan, jotta asiat eivät unohdu. Jos yrität muistaa kaiken itse omassa päässäsi, asioista kertyy helposti sinne iso kasa, jota pitää kerrata koko ajan mielessä, ettei vaan mitään unohdu. Ja jotain aina unohtuu. Se on kuluttavaa – paljon helpompaa on kirjata ylös kaikki niin ne on sen jälkeen pois mielestä kuormittamasta aivoja.
Saan itse usein puhelimitse tehtävänantoja. Ne eivät välttämättä ole suuria tai pitkiä muistettavia, mutta unohtuvat nopeasti jos niitä ei heti puhelun jälkeen kirjaa ylös – siis siinä tapauksessa että niitä ei pysty heti tekemään. Näissäkin tilanteissa on puhelimen kalenterista hyötyä – sinne voi kirjata tehtävän vaikka kesken kauppareissun. Sitten tehtävästä saa muistutuksen puhelimesta myöhemmin, eikä ole tarvinnut ennen sitä kaivella muistista, mikäs se asia olikaan.
Vinkkejä ajanhallintaan
Tässä omat vinkkini ajankäytön hallintaan.
- Hyödynnä paperista tai sähköistä kalenteria mahdollisimman paljon! Pienetkin muistettavat asiat kannattaa kirjata muistiin kalenteriin. Näin tehtävät löytävät järjestyksen, jota seurata. Kaikki eivät ole isona ”kasana” mielessä.
- Pidä kiinni omista periaatteistasi, mitä tulee omiin työskentelytapoihin ja -aikoihin. Jos et halua tehdä iltaisin töitä, älä tee. Muuten olet pian kierteessä, jossa arki ei erotu vapaa-ajasta eikä yö päivästä:D
- Osaa sanoa myös ei, silloin kun se on parhaaksesi. Jos tehtäviä on kasaantunut, mutta uusia pyyntöjä tulee, on sinulla oikeus sanoa EI NYT.
- Priorisoi joka päivä. Mikä tehtävä on välttämätön tehdä tänään ja nyt, minkä voi tehdä huomenna? Kaikkea on turha yrittää saada heti valmiiksi. Realistinen aikataulutus antaa enemmän tilaa yllätyksille.
- Keskity yhteen asiaan kerrallaan ja kokonaan. Säntäily tehtävästä ja asiasta toiseen ei toimi, valmista ei tule suunnitellussa ajassa, eikä laadulla.
- Itsekuria kehiin. Aivot tuppaavat tylsistymään ja ehdottavat tehtävän vaihtoa tai jääkaapille lähtöä, mutta mieliteoille täytyy sanoa useimmiten Ei.
- Salli mielelle myös lepoa. Joka päivä ei tarvitse jaksaa, eikä tehdä yhtä paljon.
- Pidä taukoja. Ja pidä ne aina samaan aikaan, jos mahdollista. Eli ei jääkaapille silloin kun huvittaa:)
Heidi Halonen
